Gestión de proyectos II (página 2)

Partes: 1, 2

(Gp:) REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIÓN

(Gp:) REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS

(Gp:) REQUISITOS DEL SERVICIO
(Gp:) REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO
(Gp:) REQUISITOS COMERCIALES
(Gp:) REQUISITOS DE MARKETING

(Gp:) REQUISITOS DEL PROYECTO

(Gp:) REQUISITOS DE
LA JUNTA
(Gp:) REQUISITOS DE APROVISIONAMIENTO

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes

3.1.2. Definición del alcance

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific * específico: definición
Measurable * medible: control
Assignable * asignable: responsabilidades
Realist * realista: recursos
Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

(Gp:) 1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

(Gp:) 2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:

(Gp:) Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo

(Gp:) Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo

(Gp:) Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo

3.1.4. Identificación y segregación de tareas

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto.

Actividades:
Sencillas
Descomposición detallada ? para evitar el desperdicio de recursos
Completas: gestión autónoma
Asignadas a un responsable único
Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Estructura del proyecto

PREPARACIÓN DEL
MATERIAL
INFORMACIÓN, CONSENSO
PRUEBA PILOTO
EJECUCIÓN
DIFUSIÓN
SEGUIMIENTO Y CIERRE
DISEÑO DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
(Gp:) ADQUISICIÓN
MATERIALES/SERVICIOS

Paquetes de trabajo
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

(Gp:) ¿ A qué llamamos riesgo?
(Gp:) Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado.

(Gp:) E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.

Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa.

Efectos positivos ? oportunidades
Efectos negativos ? amenazas
3.1.5. El riesgo

Identificación y caracterización de riesgos.
Cuantificación de riesgos.
Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
Supervisión y Control de los riesgos.
Herramientas:

Cuantificar riesgos
Matrices de priorización.
Árbol de decisión
Check list
DAFO
3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)
3.1.5. Tipos de riesgos

El control y prevención de los riesgos consiste en:
Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”
3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos
“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

3. La gestión de proyectos
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación

3. La gestión de proyectos
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables
2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
Implica que los participantes basen sus relaciones en,
la confianza,
la identificación con los objetivos de la asociación,
una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa.
3.2.1. Equipos de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto.
Funciones (quién hace qué)
Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfacción de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.1. El consenso de objetivos

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.
Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica.
Reuniones eficaces:
Reuniones no muy largas
Llegar con los temas preparados
Ceñirse al orden del día
Puntualidad
Talante adecuado

Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables
3.2.2. Reuniones de proyecto

¿Qué es un conflicto?
Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida.
“Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto
Habilidades para resolver conflictos
(Gp:) Enfrentar el conflicto

(Gp:) Ofrecer alternativas

(Gp:) Negociar las soluciones

(Gp:) No ser negativo

(Gp:) Prever las consecuencias

(Gp:) Ser asertivos

(Gp:) No amenazar

(Gp:) Escuchar

3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cada conflicto implica dos aspectos:
 
¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?
3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

3. La gestión de proyectos
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación

Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos:
Definición de actividades
Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones.
Estimación de la duración
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

 
TIEMPO DE EJECUCIÓN
TAREAS DEL PROYECTO
1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qué, cuándo
Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestión de la relación con el proveedor
Evaluación del servicio prestado
3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

3. La gestión de proyectos
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación

3. La gestión de proyectos
Sec. 4:Presupuesto y financiación
4.1 Gestión de costes. Presupuesto.
4.2 Financiación

Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.
Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
Estimación de costes
Presupuesto
Planificación tesorería
Control del presupuesto y tesorería
3.4.1. Gestión de costes
Planificación del Aprovisionamiento
Costes subvencionables
Costes no subvencionables
Riesgos
Costes financieros (Tesorería)
Provisiones contingencias
“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto
(Gp:) COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS
COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES
PROVISIONES CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA
(Gp:) PRESUP. DE PROYECTO
(Gp:) COSTE OBJETIVO PROYECTO
(Gp:) COSTE FINAL PROYECTO
(Gp:) COSTES
FINANCIEROS

3.4.3. Elaboración del presupuesto
Presupuesto interno : dedicación del personal
Presupuesto externo : servicios externos contratados
PROVISIONES CONTINGENCIAS
RIESGOS

3.4.4. Control de costes

Presupuesto propio
Financiación regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía
2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
– hasta 17 de Noviembre, max 50%
– Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido
Financiación nacional
Financiación europea
Esponsors
Financiación bancaria

3.4.5. Financiación

3. La gestión de proyectos
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación

3. La gestión de proyectos
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
5.1 Gestión de cambios
5.2 Cierre del proyecto

El control de cambios debe:
Asegurar que los cambios sean beneficiosos
Detectar los factores que ocasionan los cambios
Determinar cuándo se produce un cambio
Gestionar los cambios reales cuándo ocurren
Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas
Los cambios pueden ser;
En el alcance
En los plazos
En los costes
En los riesgos
3.5.1. Control de cambios
El control de cambios se identifica en:
Los estados de revisión de los formatos del proyecto
Un archivo ordenado de todos los registros
Un Histórico del proyecto (de cambios)
Reuniones de seguimiento. Actas de reunión

 
El cierre del proyecto tiene como objeto principal:
Analizar económicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales –Recursos consumidos
Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas
OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua
3.5.2. Cierre del proyecto

 
Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas.
Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)
¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
Se exijan sobre-esfuerzos al personal
Ahorro en materiales, equipos, etc.
3.5.2. Informe de cierre

 
Motivos del fracaso de un proyecto
3.5.2. Análisis del proyecto

3. La gestión de proyectos
INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación

Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

Planificación de las comunicaciones:

QUIÉN necesita la información
QUÉ tipo de información
CUÁNDO la va a necesitar
CÓMO le será enviada

Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!
3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZ
(Gp:) Origen idea

(Gp:) Emisor
codifica

(Gp:) Receptor
descodifica

(Gp:) Mensaje

(Gp:) Código

(Gp:) Destino idea

(Gp:) Canal de comunicación

3.6.1. Difusión y comunicación
Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

(Gp:) Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

La periodicidad de la comunicación
El filtrado de la información
El lenguaje
La indefinición de los objetivos de la comunicación
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes